Разработка макета и формата сводной таблицы Excel

После добавления необходимых для анализа полей и создания сводной таблицы, есть возможность улучшения формата отчета и макета для упрощения поиска сведений и чтения. Для изменения макета сводной таблицы, возможно изменение методики визуального представления линий, пустых ячеек, промежуточных итогов, строк, столбцов и полей, а также изменение формы этой таблицы. Для изменения формата сводной таблицы, доступно применение условного форматирования, чередования строк и готового стиля.

Конфигурирование формы макета сводной таблицы

Чтобы внести глобальные изменения в поля или макет сводной таблицы, доступно использование одной из трех представленых общих форм:

• Сжатой формы. Данная форма подразумевает отображение элементов из различных полей области строк в одном столбце, а чтобы различить элементы из разных полей, применяются специальные отступы. Подписи строк, используемые в сжатой форме, занимают меньше пространства на экране, в результате чего остается больший объем свободного пространства для числовой информации. Кнопки “Свернуть” и “Развернуть” отображаются в сжатом состоянии, что позволяет скрывать или отображать сведения. Сжатая форма упрощает процесс чтения сводной таблицы и экономит место. Таким образом, данный формат применяется как форма макета для сводных таблиц по умолчанию.

• Табличная форма. В данной форме на экране представлен один столбец для каждого индивидуального поля, а также выделяется специальная область для заголовков полей.

• Форма структуры. Данная форма схожа с табличной, однако она делает возможным отображение промежуточных итогов над каждой группой, поскольку элементы в следующей колонке отображаются одной строкой ниже относительно текущего элемента.

Принцип приведения сводной таблицы к табличной, структурной или сжатой форме

1. Щелкните мышкой в любом местоположении сводной таблицы.

На ленте будет открыта категория “Работа со сводными таблицами”.

2. Перейдя в раздел “Конструктор” и секцию “Макет”, воспользуйтесь кнопкой “Макет отчета” и выберите одну из опций, представленных ниже:

• Дабы избежать выхода связанных данных за пределы экрана по горизонтали (что, свою очередь, минимизирует использование функции прокрутки), стоит выбрать команду “Показать в сжатой форме”

В визуальном представлении сжатой формы поля расположены в одном столбце и отображаются вместе с отступами, дабы продемонстрировать вложенность столбцов.

• Для отображения структуры данных в классическом представлении сводной таблицы, воспользуйтесь командой “Показать в форме структуры”
• Чтобы просмотреть всю информацию в ставшем привычном, более традиционном и устоявшемся формате таблицы, где можно с легкостью осуществлять копирование ячеек на другие листы, выберите функцию “Показать в табличной форме”.

Как изменить способ отображения подписей элементов в представлении макета?

1. В сводной таблице выполните выделение поля строки.

После того, как поле строки будет выбрано, на ленте окажется открытым раздел “Работа со сводными таблицами”.

Также в табличной форме или форме структуры доступен двойной щелчок на поле строки и быстрый переход к шагу 3.

2. В категории “Параметры” или “Анализ” в группе “Активное поле” воспользуйтесь кнопкой “Параметры поля”.

3. В диалоговой форме “Параметры поля” перейдите в секцию “Разметка и печать”, после чего в группе “Макет” выполните одну из следующих операций:

• Для отображения элементов полей в форме структуры, выставьте флажок “В виде структуры”
• Для отображения или скрытия подписей следующего поля в сжатой форме в этой же колонке, воспользуйтесь переключателем “В виде структуры” и выставьте галочку “Отобразить подписи из следующего поля в том же столбце (сжатая форма)”
• Для отображения элементов полей в табличной форме, выставьте индикатор “В виде таблицы”.