Создание подписи в Outlook 2019 и ее добавление в сообщения

В инфо-ассистенте Outlook разработчики позаботились о возможности создания одной или нескольких персонализированных подписей для email-сообщений. Ваша авторская подпись может содержать изображение рукописной подписи, логотип компании или зарегистрированного бренда, электронную визитную карточку, изображения или простой текст. Более того, также возможна настройка Outlook таким образом, чтобы подписи в автоматическом режиме прикреплялись ко всем исходящим сообщениям. Наконец, подписи могут быть созданы и добавлены в индивидуальные группы сообщений, в зависимости от обстоятельств.

Ниже приведена пошаговая методика добавления подписи к сообщению, доступная по умолчанию “из коробки”:

1. Создайте новое сообщение электронной почты или сгенерируйте форму ответа на полученное письмо.
2. Зайдите в пункт меню “Сообщение” -> “Подпись” -> “Подписи...”.

Кнопка “Подпись” и меню “Сообщения” могут быть расположены в двух разных частях активной формы, в зависимости от того, создаете ли вы новое email-сообщение, отвечаете на полученное письмо или осуществляете пересылку. Также в этом случае имеет значение размер окна почтового клиента Outlook.

3. На форме “Подписи и бланки” в группе “Выберите подпись для изменения” щелкните на кнопку “Создать”, после чего в появившейся диалоговой форме “Новая подпись” введите новое наименование для активной подписи.
4. В группе “Изменить подпись”, расположенной чуть ниже, создайте требуемую подпись. Вы можете изменять, гибко конфигурировать и настраивать выравнивание текста, размер и цвет шрифта, а также саму гарнитуру. Если вы желаете сформировать более изящную подпись с границами, таблицами или маркерами, используйте текстовый редактор Word для предварительного форматирования текстового содержимого, после чего попросту скопируйте и вставьте подпись в поле “Изменить подпись” в Outlook. В дополнение, вы можете воспользоваться одним из заранее заготовленных шаблонов для подписей. Чтобы ознакомиться с заготовленными шаблонами более детально, скачайте шаблоны в приложении Word, настройте их при помощи личных сведений, после чего попросту скопируйте и вставьте их в поле “Изменить подпись”.

5. В секции “Выберите подпись, используемую по умолчанию” задайте следующие настройки для индивидуальной подписи:

• в раскрывающемся поле “Учетная запись электронной почты” задайте адрес email-аккаунта, который будет связан с конфигурируемой подписью. Вы можете использовать разные подписи для каждого email-аккаунта
• если вам требуется, чтобы подпись прикреплялась к телу всех новых сообщений по умолчанию, без фильтрации и выборки, в раскрывающемся перечне “Новые сообщения” выберите одну из предложенных подписей, настроенных заранее. Если же вам не нужно, чтобы подпись сопровождала все новые сообщений, выберите вариант “нет”. Подпись не прикрепляется к телу тех почтовых сообщений, на которые вы отвечаете или пересылаете
• если вам необходимо, чтобы ваша подпись прикреплялась к телу пересылаемых сообщений и ответов, в раскрывающемся перечне “Ответы и пересылка” выберите требуемую подпись из списка. В качестве альтернативы, может быть также выбран вариант “нет”.

6. Щелкните на кнопке ОК для сохранения новой подписи и возврата к форме сообщения.

Важно: Почтовый клиент Outlook не применяет новую, только что созданную подпись к сообщению, открытому в пункте 1 данного руководства, даже если вы настроили автоматическое применение подписей ко всем новым генерируемым в программе Outlook сообщениям. В это индивидуальное сообщение придется добавить подпись в ручном режиме. После сохранения изменений подпись будет автоматически прикрепляться к содержимому всех будущих почтовых сообщений. Для добавления подписи ручным способом, на вкладке “Сообщение” выберите элемент “Подпись”, после чего попросту выберите только что созданную, новую подпись из предложенного раскрывающегося списка.