Создание группы в Outlook 2019

По своей сути, группа “Microsoft 365” отлична от группы контактов (ранее данная сущность носила название “список рассылки”). Группа контактов является набором email-адресов, посредством которого возможно приглашение на встречу сразу всем необходимым получателям или отправка сообщения.

Чтобы создать группу в инфо-ассистенте Outlook 2019, выполните следующую последовательность действий:

1. Открыть Outlook для среды Windows.
2. Перейдя на вкладку “Главная”, воспользуйтесь иконкой “Создать группу”.

Замечание: Если на ленте отсутствует кнопка “Создать группу”, вероятно, ИТ-администраторы не активировали в почтовом клиенте Outlook функцию поддержки групп для организации. Попросите одного из специалистов разрешить данную проблему.

3. Заполните соответствующие, необходимые данные о группе:

• Имя группы. Придумайте название группы, которое отражает ее суть.

После того, как имя будет введено, понадобится дополнительно задать адрес электронной почты. Надпись “Недоступно” значит, что это имя уже кем-то занято и нужно придумать какой-нибудь другой имейл. Также стоит учесть, что после ввода имени группы изменить ее название не представляется возможным.

• Описание. Если это необходимо, введите описание, которое позволит другим пользователям ближе понять предназначение и функциональные особенности группы. Текст, введенный в описании группы, будет отображаться в приветственном сообщении в то время, как в искомую группу первоначально будут добавляться новые пользователи.
• Классификация. Выберите искомую классификацию. Предлагаемые параметры и их разнообразие зависит от привилегий и настроек, заданных вашим предприятием или организацией.
• Конфиденциальность. По умолчанию все группы изначально создаются как личные. Это говорит о том, что лишь утвержденные сотрудники вашего предприятия могут ближе ознакомиться с содержанием группы. Другие пользователи, не прошедшие стадию подтверждения в вашем предприятии, не смогут воочию увидеть, кто является членом и в чем основное предназначение искомой группы.

1. Для создания группы, содержимое которой могут просматривать исключительно ее участники и для присоединения к которой понадобится утверждение, стоит выбрать тип “Частная”.
2. Для создания группы, где любой сотрудник организации может стать ее членом и просмотреть ее содержимое, стоит выбрать категорию “Общедоступная”.

• Отправить все события и беседы группы участникам в папку “Входящие”. Если это необходимо, выставьте эту галочку, в результате чего участники группы смогут просматривать все события и беседы группы в персональном почтовом ящике, без перехода в отдельные рабочие области группы. Участники группы будут иметь возможность изменить данную настройку для личных почтовых ящиков.
• Для завершения процедуры создания группы воспользуйтесь кнопкой “Создать”.

Как добавить в группу Outlook ее участников?

Когда группа будет создана, пришло время добавить в нее участников. Любой участник группы может пригласить в группу других пользователей, однако лишь владелец группы обладает необходимыми привилегиями для их удаления. Как правило, владельцем группы является тот пользователь, который и создал ее, однако эта роль может быть передана и другим участникам группы.

Ниже приведена инструкция по добавлению в группу участников:

1. Запустите клиент Outlook.
2. В левом иерархическом дереве папок в категории “Группы” выберите требуемую группу.

3. В секции ленты под названием “Группы” щелкните иконку “Добавить участников”.
4. В диалоговой форме “Добавить участников” найдите пользователей в своей компании по адресу электронной почты или полному имени, после чего выберите имена, которые планируете присоединить к группе.
5. Щелкните на кнопку ОК.